Hüttenbuchung

Seit Mai 2023 sind wir nun mit unserem neuen Hüttenbuchungssystem online. Die Einführung verlief reibungslos und wir konnten am ersten Buchungstag 80 Buchungen in 1h15 abwickeln. Unser Ziel, effektiver und papierlos zu werden, hat sich erfüllt und wir freuen uns über Eure positive Rückmeldung.

Da im Sommer aber nicht so viel los ist wie im Winter, werden wir auch zum Start der Wintersaison noch etwas Einarbeitungszeit für unser GeZi-Team benötigen und hoffen auf Euer Verständnis, wenn es doch mal etwas länger dauert.

Über unsere Homepage Hütte/Hüttenbuchung stellt Ihr Eure Reservierungsanfrage. Zur finalen Buchung und Bezahlung kommt ihr wie bisher auf unser Geschäftszimmer. Bei der Reservierungsanfrage bitte den gewünschten Zeitraum eingeben, dann werden Euch alle für diesen Zeitraum verfügbaren Zimmer angezeigt. Fest gebuchte Zimmer werden nicht mehr als verfügbar angezeigt. Der Hüttenbelegungsplan ist weiterhin unter einem separaten Menüpunkt auf der Homepage pro Zimmer sichtbar.

Aufgrund der Meldedaten muss die Reservierungsanfrage den Namen einer Person enthalten, die das Zimmer tatsächlich belegt. Falls ihr also im Namen anderer eine Reservierungsanfrage einstellt, dann bitte die Daten der entsprechenden Person verwenden. Bitte achtet darauf, dass ihr alle Adressdaten, die korrekte Personenzahl (Kinder, Erwachsene) sowie das Alter der Kinder angebt. Nichtmitglieder müssen pro Person/Altersgruppe einen Zuschlag auswählen.

Es können Mitglieder und Nichtmitglieder-Buchungen in einer Anfrage gestellt werden. Schüler / Studenten ab 18 Jahren können einen Nachlass auswählen, der entsprechende Nachweis ist bei der Bezahlung vorzulegen. Falls Eure Familie unterschiedliche An-und Abreisezeitpunkte hat, dann stellt bitte pro Reisezeitraum eine separate Anfrage. Es können mehrere Anfragen auf dasselbe Zimmer gestellt werden.

Nach Absenden der Anfrage bekommt ihr per E-Mail eine Bestätigung der Reservierungsanfrage. Solange das Zimmer nicht bezahlt und vom GeZi-Team bestätigt ist, wird es weiterhin als verfügbar auf der Homepage angezeigt. Falls sich zwischen Eurer Reservierungsanfrage und der finalen Buchung noch etwas ändert (Datum, Anzahl Personen, etc), dann stellt bitte eine neue Anfrage. Es ist für uns leichter die falsche Anfrage zu löschen, als eine vorhandene Anfrage zu ändern. 

Zur Bezahlung und festen Buchung müsst Ihr weiterhin persönlich auf dem Geschäftszimmer erscheinen. Wie bisher entscheidet die Rangfolge des persönlichen Erscheinens auf dem Geschäftszimmer über die Zimmerauswahl, falls parallel mehrere Anfragen für dasselbe Zimmer eingegangen sind. Falls Euer Wunschzimmer belegt ist, kann unser GeZi-Team Eure Anfrage inklusive der Daten einfach auf ein anderes Zimmer umziehen.

Pro Zimmer muss ein Zahlender auf dem Geschäftszimmer erscheinen. Falls das nicht möglich ist, haben die persönlich Anwesenden Vorrang, auch wenn der entsprechende Vertreter in der Reihenfolge Vorrang hat. Man kann einen Vertreter zur Bezahlung auf das Geschäftszimmer schicken, der nicht gleichzeitig ein Zimmer für sich selbst bucht. Die Bezahlung kann per EC-Karte oder in bar erfolgen.

Der Vorteil für Euch ist, dass ihr keine Quartier- bzw. Meldescheine mehr in Papierform ausfüllen müsst. Wir erhoffen uns durch den neuen Prozess einen deutlich reduzierten Aufwand bei der Abwicklung unserer Hüttenbuchungen.

Nach der Bezahlung erhaltet Ihr eine E-Mail mit der Buchungsbestätigung (bisheriger Quartierschein) sowie einen Link zur Gastdatenerfassung. Diese Gastdaten (bisheriger Meldeschein) müsst ihr online eintragen. Sie werden dann über unser System automatisch an den Tourismusverband Allgäu Walsercard übermittelt. Wir empfehlen, diese sofort nach der Buchung einzugeben, da unserem Geschäftszimmerteam diese Daten eine Woche vor Abreise zur Verfügung stehen müssen. Falls wir die Daten nicht rechtzeitig erhalten, werden wir Eure Buchung leider stornieren, da wir verpflichtet sind, unsere Gastdaten an den Tourismusverband Kleinwalsertal zu versenden.

Umbuchungen oder Stornierungen müsst ihr wie seither direkt auf dem Geschäftszimmer tätigen. Eine Umbuchung oder Stornierung erfolgt nur in Ausnahmefällen bei Krankheit und in Form einer Gutschrift. Die Stornierung muss vor der eigentlichen Anreise erfolgen und kann nicht im Nachhinein genehmigt werden.

Anträge für die ganze Hütte werden wie bisher über eine E-Mail beim Ausschuss beantragt. Die Anträge müssen in der Ausschusssitzung vor dem Start der Buchungssaison vorliegen. Wenn in einer Ausschusssitzung positiv darüber entschieden wird, tragen wir die Buchung manuell ein. Die Gastdatenerfassung erfolgt weiterhin über ein Excelfile, welches ihr uns zur Verfügung stellt.

Gruppen, die nicht die ganze Hütte, sondern nur einzelne Zimmer belegen wollen, stellen ihre Reservierungsanfrage pro Zimmer und buchen im regulären Prozess. Pro Zimmer muss ein Buchender auf dem Geschäftszimmer erscheinen, es kann nicht ein Einzelner für ganze Gruppen buchen und bezahlen.

Wir wünschen Euch weiterhin viel Erfolg mit unserem neuen System. 

Unser Geschäftszimmerteam

ist jeden Donnerstag für unsere Mitglieder im 1.OG des „Alten Rathauses“ in der Marktstraße 1 ansprechbar.

Wintersaison (November – März) von 18.00 – 19.00 Uhr
Sommersaison (April – Oktober) von 18.00 – 18.30 Uhr

Sollte der Donnerstag auf einen Feiertag fallen, öffnet das Geschäftszimmer am Mittwoch in der entsprechenden Woche zur selben Zeit. Der erste Buchungstag für die Sommersaison (Mai - Nov) ist normalerweise der erste Donnerstag nach den Osterferien. Der erste Buchungstag für die Wintersaison (Dez - Apr) ist normalerweise der dritte Donnerstag im Oktober. Falls die Buchungstermine von dieser Regelung abweichen, geben wir das rechtzeitig bekannt: Für den Sommer 2023 startet der neue Buchungsprozess am 25.05.2023. Für den Winter 23/24 ist der erste Buchungstermin am 26. Oktober 2023.